Dokumentace genetických zdrojů je jednou ze základních komponent systému jejich ochrany.
Určený soubor dat o genetickém zdroji shromažďují chovatelé a pravidelně je předávají Národnímu středisku, které je zaznamenává do databáze Národního programu. Další data získává Národní středisko od uznaných chovatelských sdružení a z informačního systému ústřední evidence. Tato data slouží k průběžnému monitorování stavu populací zařazených do genetických zdrojů, nutnému pro včasné rozeznání rizika možného ohrožení a k dalším analýzám – například pro posouzení vývoje jeho vlastností a charakteristických znaků.
V rámci mezinárodních dohod se Česká republika zavázala tato data poskytovat pravidelně o všech plemenech vyskytujících se na území ČR do globálního informačního systému FAO-DADIS Data se do něj přenáší prostřednictvím evropského sytému EFABIS, který eviduje i data specifická pro podmínky evropských systémů chovu - http://efabis.tzv.fal.de/
Komunikační a informační systém DAD-IS (Domestic Animal Diversity Information System, fao.org/dad-is). DAD-IS je otevřen všem, nevládním organizacím, výzkumníkům, vzdělávacím institucím státním správám i mezinárodním organizacím
- zveřejňuje informace a data poskytnutá jednotlivými státy
- poskytuje vodítka a metodiky pro management genetických zdrojů
- doporučuje požívání standardních metodiky pro popis a charakterizaci GZ
- shromažďuje rozsáhlou elektronickou knihovnu a databázi kontaktů
- tvoří fórum pro výměnu zkušeností a osvědčených postupů